Accueil, intervenants et caisse sur un même statut de visite

Si la personne qui assure la prestation a terminé mais que la caisse croit encore la visite en attente, vous perdez à la fois de l’argent et du temps. Les équipes sur rendez-vous n’ont pas besoin d’une réunion de plus : elles ont besoin d’un statut que l’accueil, la salle et la caisse voient au même instant. C’est le rôle du tableau BOC. « En attente », « en salle » et « terminé » ne sont pas des notes privées : c’est la journée. Le mode de défaillance est toujours la même phrase : « personne ne me l’a dit ». La visite est le message.

Un statut, trois rôles

L’accueil enregistre et accueille. La salle prend la personne en charge. La caisse clôture. Si ces trois étapes vivent dans trois têtes, c’est le client qui devient le messager. Une visite partagée supprime ce rôle. Si l’accueil doit marcher jusqu’à la salle pour annoncer un nom, vous n’avez pas de file d’attente. Si la caisse doit crier « ils ont fini ? », vous n’avez pas de clôture. Le statut porté par la visite règle les deux sans ajouter de formulaire. Voir aussi comment réduire la confusion entre ces rôles.

La salle fait partie du relais, pas d’une application annexe

La personne en salle appelle le client suivant, ouvre la fiche, ajoute ses notes et marque la visite comme terminée sans quitter son poste. La fiche consultée au fauteuil ou à la table est celle que l’accueil avait ouverte. Les notes restent sur la visite et sur le client. Il n’y a plus de « je le saisirai plus tard » qui ne se produit jamais. Un cabinet peut aussi rédiger une ordonnance sur cette visite. Les autres entreprises de services obtiennent le même relais : le travail a eu lieu, le dossier le montre.

Comptez le travail qui a déjà eu lieu

Les heures, les visites et les recettes reposent déjà sur le travail réalisé par l’équipe. Vous n’ajoutez pas un formulaire pour mesurer une journée que l’agenda et la caisse ont déjà enregistrée. Masquez les ventes aux rôles qui ne doivent pas voir l’argent, tout en leur laissant la file qu’ils pilotent. Démarrez un essai gratuit si vous voulez que la personne suivante lise le tableau au lieu d’interrompre la précédente.