Des contrats rattachés aux dossiers clients
Un contrat qui vit dans un tiroir ne fait pas partie de l’entreprise. C’est une pile pour les jours de pluie.
Rattacher les contrats aux dossiers clients ressemble à une fonctionnalité juridique. C’est en réalité une fonctionnalité opérationnelle : la prochaine visite a besoin du document signé lors de la précédente. BOC rattache les contrats à la fiche client pour que l’accueil ne fouille pas sa messagerie et que la salle ne devine pas ce qui a été convenu. Les activités sur rendez-vous font signer des consentements, des forfaits, des échéanciers et des règlements intérieurs. Le document doit se trouver sur la même personne que le solde et l’historique.
Pourquoi un disque partagé ne suffit pas
Un dossier baptisé « contrats » meurt dès que le nom de fichier ne correspond plus au client. Les gens déposent deux fois. Ou jamais. BOC garde la copie signée sur la fiche que l’agenda ouvre déjà. Les notes et les PDF y vivent aussi. Vous ne lancez pas un second programme en espérant que les noms concordent.
À retenir Si l’accueil ne peut pas ouvrir la copie signée pendant que le client est à la porte, le contrat n’est pas dans le système.
Les autorisations appartiennent aussi à la fiche
Tous les rôles ne devraient pas télécharger tous les documents. Le même modèle d’autorisations qui masque les ventes et restreint les succursales décide qui peut consulter les documents. Le journal d’activité sait toujours qui a ouvert quoi. C’est ainsi que l’on garde les contrats près du travail sans ouvrir les archives à tout le monde.
Forfaits, consentement et prochain rendez-vous
Quand un client a acheté un forfait, les séances restantes ne doivent pas vivre dans la mémoire de la personne à l’accueil. Quand il a signé un consentement, le collègue suivant ne doit pas lui demander de raconter à nouveau son histoire. Le contrat sur la fiche permet aux deux de survivre à un mardi chargé. Démarrez un essai gratuit et rattachez la prochaine signature à une personne, pas à un dossier.
Questions
Où BOC conserve-t-il les contrats signés ?
Sur la fiche client, à côté des visites, des notes et des soldes — pas dans une application juridique distincte.
Tous les membres de l’équipe peuvent-ils ouvrir tous les contrats ?
Non. L’accès suit les mêmes autorisations que le reste de l’espace de travail.
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