Dossiers et fiches clients pour les activités sur rendez-vous

Les dossiers clients d’une activité sur rendez-vous ont une mission simple : la prochaine visite doit commencer là où la précédente s’est arrêtée. C’est vrai dans un cabinet, un salon, un cabinet de conseil ou un centre de formation. BOC garde le dossier à côté du rendez-vous et de la caisse, pour qu’il ne devienne pas une seconde base de données que l’accueil oublie de mettre à jour. Ce n’est pas un CRM marketing : c’est la carte d’une personne que vous avez déjà inscrite à l’agenda.

Ce qui appartient au dossier

Identité, historique des visites, notes, documents, contrats et soldes. Les cabinets y ajoutent pathologies, médicaments et traitements. Les équipes dentaires y conservent le schéma FDI. Les autres équipes ont besoin de photos, de PDF et du détail de ce qui a réellement été livré. Si un champ n’existe que pour remplir un rapport, laissez-le de côté. S’il évite à la personne suivante de reposer la question, gardez-le. Les contrats appartiennent ici, pas à un tiroir intitulé « juridique ».

Des documents sans rendez-vous vieillissent mal

Un dossier de PDF qu’on ne peut pas ouvrir depuis la visite ne sera pas tenu à jour. BOC stocke notes, photos et documents sur la fiche que l’agenda utilise déjà. Les autorisations continuent de s’appliquer. L’export inclut l’historique lorsque vous téléchargez votre activité. Le dossier doit survivre à une nouvelle personne à l’accueil et à un nouveau téléphone.

WhatsApp depuis le dossier — pas depuis un téléphone personnel

Quand vous devez joindre la personne, ouvrez WhatsApp depuis la fiche. C’est un geste vers son numéro. Ce n’est pas une campagne automatisée. La conversation part du dossier que l’équipe pourra reprendre. Démarrez un essai gratuit si vous voulez que le collègue suivant poursuive au lieu de reconstituer.