Sécurité et sauvegardes des données de clinique
La sécurité et les sauvegardes de BOC protègent les dossiers de chaque clinique : chaque personne se connecte avec son propre compte, les changements sensibles des comptes administrateurs sont confirmés par un code envoyé par e-mail, et la base de données de chaque clinique est copiée et chiffrée toutes les heures. Chaque entreprise a sa propre base de données, les rôles décident qui voit quoi, et le Journal d’activité et l’onglet Vos données permettent au propriétaire de tout vérifier et de tout télécharger à tout moment.
Ce que cela fait
Dans BOC, la sécurité commence par les personnes. Chaque membre de l’équipe se connecte avec son propre compte : quand vous appuyez sur Ajouter un membre du personnel, BOC envoie un mot de passe de connexion à l’adresse saisie. Chacun a donc son identifiant, et chaque ligne du Journal d’activité porte un vrai nom. BOC limite aussi le nombre d’essais de connexion, de demandes de code et de réinitialisations de mot de passe sur une courte période.
Les comptes qui peuvent modifier l’entreprise passent par une étape de plus. Le propriétaire, ainsi que toute personne dont le rôle est Propriétaire ou comprend l’Accès complet, la gestion des rôles ou la modification du personnel, confirme un nouveau mot de passe avec un code envoyé par e-mail, dans la fenêtre Confirmer le changement de mot de passe de l’application BOC et de la page Profil. Pour ces comptes, une nouvelle adresse e-mail demande le mot de passe actuel et un code envoyé à la nouvelle adresse.
Après ce changement de mot de passe, BOC déconnecte le compte de l’application BOC sur tous les téléphones, et chaque téléphone demande le nouveau mot de passe. Quand un membre de l’équipe part, il suffit de désactiver son interrupteur dans Équipe : BOC le déconnecte du web et de l’application dès sa prochaine action, et son dossier comme son historique restent dans BOC.
Des sauvegardes chaque heure, chiffrées avant de quitter le serveur
Toutes les heures, BOC copie la base de données de chaque clinique, compresse la copie et la chiffre avant qu’elle quitte le serveur. La copie chiffrée part vers un stockage de sauvegarde séparé, et la clé qui permet de l’ouvrir est conservée hors ligne, loin des serveurs. Seules des copies chiffrées sont stockées.
En plus des copies horaires, BOC conserve des copies quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles. Un contrôle tourne aussi toutes les heures : si la copie la plus récente de la base de données a plus de deux heures, l’équipe BOC reçoit une alerte par e-mail.
Les fichiers que votre équipe ajoute, comme les photos et les documents, sont copiés vers un stockage de sauvegarde séparé toutes les quatre heures, et la dernière copie chiffrée de la base de données est aussi récupérée dans un second emplacement toutes les quatre heures. Tout cela tourne en arrière-plan, sans réglage à faire de votre côté.
Votre propre base de données et des fichiers privés
Chaque entreprise sur BOC a sa propre base de données et ses propres dossiers de fichiers : vos patients, vos visites, vos paiements et votre personnel restent séparés de ceux des autres cliniques. Les photos, documents et signatures des clients sont des fichiers privés : BOC ouvre chacun d’eux par un lien signé qui expire au bout de quelques minutes.
Les fichiers RH sont privés eux aussi. Les selfies de pointage sont conservés dans un stockage privé, et une vidéo envoyée aux RH par un employé s’ouvre pour cet employé et pour les responsables RH de sa succursale.
Rôles, Journal d’activité et Vos données
Les rôles décident qui voit l’argent, les dossiers clients et les paramètres. Dans chaque rôle, le groupe Configuration de l’activité comprend les permissions Rôles, Journal d’activité et Exporter les données, ainsi que les succursales que le rôle peut ouvrir : le propriétaire choisit qui gère les rôles, qui lit le journal et qui emporte une copie de l’entreprise. La page Gestion d’équipe détaille chaque rôle et chaque permission.
Le Journal d’activité, dans Configuration de l’activité, enregistre qui a créé, modifié ou supprimé un enregistrement, avec la valeur avant et après, ainsi que les connexions et les déconnexions. Juste à côté, Vos données télécharge tout ce qui appartient à l’entreprise : l’Export complet de tout l’historique crée un ZIP avec un dossier par client et les vrais fichiers, et l’Export par période fournit des fichiers Excel et CSV sur 365 jours au maximum. Les mots de passe et les clés secrètes sont exclus de chaque export.
Comment cela fonctionne dans BOC
- Donnez un compte à chaque personne. Ouvrez Équipe et appuyez sur Ajouter un membre du personnel. BOC envoie le mot de passe à l’adresse saisie et, pour un rôle de niveau administrateur, demande d’abord un code envoyé à cette adresse.
- Réglez ce que chaque rôle peut faire. Ouvrez Rôles et permissions et modifiez un rôle. Cochez seulement les écrans, les montants et les permissions de Configuration de l’activité dont ce rôle a besoin.
- Confirmez les changements admin par e-mail. Quand le propriétaire ou un compte administrateur change son mot de passe ou son e-mail, saisissez le code reçu par e-mail pour enregistrer le changement.
- Désactivez les personnes qui partent. Désactivez l’interrupteur de la personne dans Équipe. BOC la déconnecte du web et de l’application et garde son dossier et son historique.
- Consultez le Journal d’activité. Ouvrez Configuration de l’activité, puis Journal d’activité, pour voir les connexions, les déconnexions et chaque modification avec ses valeurs avant et après.
- Téléchargez vos données. Ouvrez Configuration de l’activité, puis Vos données, et choisissez Télécharger toutes les données ou une période pour garder votre propre copie.
À qui cela s’adresse
Cliniques Les cliniques gardent les dossiers patients dans leur propre base de données, avec une sauvegarde chiffrée chaque heure et un compte nominatif pour chaque médecin et chaque réceptionniste.
Cliniques dentaires Les cliniques dentaires conservent les radiographies et les documents des patients en fichiers privés, ouverts par des liens de courte durée.
Dermatologie et laser Les centres laser gardent les photos avant-après et les consentements signés en fichiers privés, copiés vers la sauvegarde toutes les quatre heures.
Salons de beauté Les salons donnent à l’accueil son propre rôle et réservent les exports et le journal au propriétaire.
Spas Les spas désactivent une thérapeute qui part avec l’interrupteur dans Équipe et gardent son historique dans BOC.
Clubs sportifs Les clubs à plusieurs sites choisissent les succursales de chaque rôle et téléchargent les données de leurs membres quand ils le souhaitent.
Ce que votre équipe y gagne
- Une copie chiffrée de chaque base de données toutes les heures
- Une alerte par e-mail à l’équipe BOC quand une sauvegarde est en retard
- Un code par e-mail pour les changements de mot de passe et d’e-mail des comptes admin
- Les téléphones déconnectés de l’application après un changement de mot de passe
- Une base de données séparée et des fichiers privés pour chaque entreprise
- Des rôles qui décident qui exporte les données et qui lit le journal
- Vos données : tout télécharger, quand vous le voulez
Questions
À quelle fréquence BOC sauvegarde-t-il les données de ma clinique ?
Toutes les heures. BOC copie la base de données de chaque clinique, la chiffre avant qu’elle quitte le serveur et la stocke dans un espace de sauvegarde séparé, avec aussi des copies quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles. Les fichiers ajoutés, comme les photos et les documents, sont copiés toutes les quatre heures.
Les sauvegardes de BOC sont-elles chiffrées ?
Oui. Chaque copie est compressée et chiffrée sur le serveur avant d’être envoyée, et la clé qui ouvre les copies est conservée hors ligne, loin des serveurs.
Les données de ma clinique sont-elles séparées de celles des autres cliniques ?
Oui. Chaque entreprise sur BOC a sa propre base de données et ses propres dossiers de fichiers. Les photos, documents et signatures des clients sont des fichiers privés, ouverts par un lien signé qui expire au bout de quelques minutes.
BOC confirme-t-il les changements de mot de passe et d’e-mail ?
Oui, pour les comptes qui peuvent modifier l’entreprise. Le propriétaire et les rôles de niveau administrateur confirment un nouveau mot de passe avec un code envoyé par e-mail, dans l’application BOC et sur la page Profil, et un nouvel e-mail demande le mot de passe actuel et un code envoyé à la nouvelle adresse. L’ajout d’un membre du personnel avec un rôle administrateur demande aussi un code envoyé à son e-mail.
Que deviennent les sessions de l’application après un changement de mot de passe ?
BOC déconnecte le compte de l’application BOC sur tous les téléphones après un changement de mot de passe dans l’application ou sur la page Profil. Chaque téléphone demande alors le nouveau mot de passe.
Comment retirer l’accès d’une personne qui quitte l’équipe ?
Désactivez son interrupteur dans Équipe. BOC la déconnecte du web et de l’application, libère son siège et garde son dossier et son historique.
Puis-je télécharger une copie complète de mes données ?
Oui. Ouvrez Configuration de l’activité, puis Vos données. L’Export complet de tout l’historique crée un ZIP avec le dossier et les fichiers de chaque client, et l’Export par période fournit des fichiers Excel et CSV sur 365 jours au maximum.