Rendez-vous et réservations
Les rendez-vous sont les règles et les listes derrière l’agenda : qui peut être réservé, à quelle distance les visites peuvent se suivre, et ce qu’il advient d’une visite qui n’a pas eu lieu.
Ce que font les réservations
Le personnel crée la visite. Il n’y a pas de portail de réservation client, donc le bureau choisit la prestation, l’heure, la personne et le site. Les réglages couvrent la capacité, quel membre de l’équipe prend la prestation, le traitement VIP, et l’intervalle voulu entre les visites. Ces réglages empêchent l’agenda de devenir ouvert à tous quand plusieurs personnes tiennent le carnet. Un indicateur VIP est une règle de réservation pour l’équipe, pas un site public d’abonnement.
Les rendez-vous en pause sont les visites qui n’ont pas eu lieu et qui ne doivent pas disparaître. Ouvrez la liste en pause, filtrez-la, et replanifiez la visite dans un vrai trou. Ce n’est pas la même chose que d’effacer la matinée parce que quelqu’un est en retard. Le tutoriel des rendez-vous en pause montre cette liste. L’agenda montre encore la journée en cours. Utilisez les deux : l’agenda pour qui vient, la liste en pause pour qui doit être replacé.
Ce qui le distingue
Une application de messages peut garder une réservation dans une discussion. Elle ne vous dit pas que le fauteuil est plein, que l’intervalle est trop court, ou que la visite est en pause plutôt que terminée. BOC garde la visite comme un enregistrement que la caisse, le dossier et la salle peuvent ouvrir plus tard. Replanifier ne crée pas un inconnu. La même visite se déplace.
Les forfaits se réservent sur les séances restantes quand le client est inscrit. C’est encore un rendez-vous : une heure au carnet, pas une carte dans un tiroir. Une demande de remise peut partir du rendez-vous et attendre l’accord avant que le prix réduit soit celui de la visite. Rien de cela ne remplace la réservation. Le bureau choisit encore le créneau. Personne hors de l’équipe n’a une page pour le choisir.
Une matinée au bureau
Un matin ordinaire, l’accueil ouvre la journée avant que le premier client soit au fauteuil. Si le fauteuil est déjà à capacité, le nom n’est pas empilé sur un autre nom. Si un client est en retard, la visite est mise en pause au lieu d’être effacée du carnet puis cherchée dans les messages d’hier. Quand ce client rappelle, la liste en pause est filtrée et la visite est placée sur un trou que l’agenda accepte. L’intervalle fixé par le responsable s’applique encore à cette nouvelle heure. Une marque VIP n’ouvre pas une page publique sur internet. C’est un rappel pour l’équipe sur la façon de traiter cette réservation dans le bâtiment. Une fois le client assis, la même visite passe au dossier, à la salle ou à la caisse sans être réécrite dans un autre cahier. C’est la différence entre une réservation qui vit dans une discussion et une réservation qu’un comptable et un responsable peuvent encore ouvrir en fin de journée.
Comment cela marche dans BOC
- Régler les règles. Réglez la capacité, le personnel qui prend la prestation, le VIP et l’intervalle avant que la journée se remplisse.
- Réserver au bureau. Créez la visite dans l’agenda. Le client ne reçoit pas de lien pour choisir l’heure lui-même.
- Mettre en pause au lieu de perdre. Si la visite n’a pas lieu, mettez-la en pause pour qu’elle reste dans la liste.
- Filtrer et replanifier. Ouvrez la liste en pause, filtrez-la, et remettez la visite sur un trou que l’agenda accepte.
- Passer la visite. Quand le client est sur place, la salle, le dossier et la caisse utilisent la même visite. Vous ne la retapez pas.
À qui cela sert
Cliniques Une clinique réserve à l’accueil et appelle la visite en salle depuis le même enregistrement.
Cliniques dentaires Un cabinet dentaire espace le fauteuil avec les intervalles pour qu’un acte long ne soit pas collé au nom suivant.
Dermatologie et laser Une clinique laser réserve les séances de forfait comme des visites, avec une capacité sur la machine, pas un décompte sur papier.
Salons de beauté Un salon fixe quel coiffeur prend une prestation afin que le carnet n’attribue pas une couleur au mauvais fauteuil.
Spas Un spa utilise les intervalles pour que la cabine soit remise avant la réservation suivante.
Barbiers Un barbier met en pause une absence et la replanifie au lieu de coincer le nom dans un fauteuil plein.
Physiothérapie Un cabinet de physiothérapie réserve le retour avant le départ du client, sur le même rendez-vous.
Clubs sportifs Un club réserve les courts et les coachs avec une capacité. Les membres n’ont pas de page de réservation autonome.
Bénéfices concrets
- Capacité, personnel, VIP et intervalles sont des réglages de réservation, pas un autre produit.
- Les visites en pause restent dans une liste que vous pouvez filtrer et replanifier.
- La même visite continue dans le dossier, la salle et la caisse.
- Les séances de forfait sont réservées comme des visites avec une heure au carnet.
- Les clients n’ont pas de page pour choisir leur créneau.
Questions
Un client peut-il réserver sans appeler ?
Pas dans BOC. Il n’y a pas de portail de réservation client. Le personnel crée la visite.
Où replanifier une visite en pause ?
Ouvrez la liste en pause, filtrez-la, et placez la visite sur une heure libre. Le tutoriel des rendez-vous en pause montre cette liste.
Que règlent les paramètres de réservation ?
La capacité, quel personnel peut prendre le travail, le VIP, et l’intervalle entre les visites.
Mettre en pause supprime-t-il la visite ?
Non. La pause garde la visite dans la liste pour la replanifier. Ce n’est pas faire comme si la matinée n’avait pas existé.
Une séance de forfait peut-elle être un rendez-vous ?
Oui. Un client inscrit est réservé depuis les séances restantes sur une heure, comme une autre visite.
Cela envoie-t-il un rappel ?
Non. BOC n’envoie pas de rappels WhatsApp automatiques. Le personnel peut ouvrir WhatsApp depuis le dossier client.