Dossiers clients
Le dossier client est l’endroit que le bureau ouvre pour une personne : détails médicaux, ordonnances, visites, soldes, notes, et les photos ou PDF enregistrés sur ce dossier.
Ce que contient le dossier
Les détails médicaux du dossier comprennent le groupe sanguin, les allergies, les médicaments en cours, les états médicaux, les opérations passées et le médecin traitant. Les ordonnances sont leur propre liste sur le même dossier, avec les lignes écrites par le praticien. Les visites restent attachées à la personne : l’agenda et le dossier ne sont pas deux clients différents qui partageraient un nom. Les soldes montrent la valeur d’un plan, ce qui a été encaissé, et ce qui reste dû, dans la devise de ce plan. Notes, photos et PDF sont sur le dossier, pas dans un classeur nommé avec un numéro de téléphone.
Le même dossier est l’endroit où les autres parties de BOC retrouvent la personne. La signature d’un contrat est enregistrée sur le dossier. Le schéma dentaire, quand l’activité l’utilise, est le schéma FDI sur ce dossier, sur le web et dans l’application mobile. WhatsApp est un bouton qui ouvre une discussion vers le numéro déjà sur le dossier. Il n’envoie pas de campagne et il n’envoie pas de rappel automatique. Il n’y a pas de page où le client se connecte pour lire le dossier. Le personnel autorisé l’ouvre.
Ce qui le distingue
Un dossier papier peut contenir un état et une photo. Il ne peut pas montrer le solde restant du plan, la visite encore en pause, et la signature enregistrée, pendant que la caisse regarde la même personne. BOC garde cela sur un seul dossier. La recherche et les permissions décident qui l’ouvre. Le journal d’activité peut montrer qui a modifié un enregistrement. Le dossier lui-même est l’enregistrement.
Ouvrir le dossier au bureau
L’accueil ne part pas d’un nom vide quand quelqu’un arrive. Le dossier a déjà les visites, les détails médicaux notés par l’équipe, et le solde si un plan existe. Si une photo ou un PDF a été ajouté, il est sur ce dossier, pas dans une pellicule personnelle. Si une ordonnance a été écrite dans la salle, elle est listée ici. Si un contrat a été signé, la copie enregistrée reste avec le dossier même si le modèle change ensuite. Le schéma dentaire est simplement absent d’un salon qui ne l’utilise pas. Rien sur le dossier n’invite le client à réserver lui-même la visite suivante. Le personnel la réserve. Rien sur le dossier n’envoie WhatsApp tout seul. Le personnel appuie sur le bouton quand il veut écrire à ce numéro. En fin de journée, ce même dossier est ce que la caisse, le praticien et le responsable voulaient dire en prononçant le nom du client.
Comment cela marche dans BOC
- Trouver la personne. Ouvrez le dossier client depuis le bureau. L’équipe le voit. Le client n’a pas d’accès.
- Lire les détails médicaux. Vérifiez états, allergies, médicaments en cours, opérations et médecin sur le dossier.
- Ouvrir visites et ordonnances. Les visites et les ordonnances écrites pour cette personne restent sur le même dossier.
- Vérifier le solde. Lisez la valeur du plan, ce qui a été encaissé, et ce qui reste dû.
- Utiliser ce qui est enregistré. Ouvrez notes, photos et PDF sur le dossier. Signez un contrat ou ouvrez WhatsApp d’ici quand c’est le travail.
À qui cela sert
Cliniques Une clinique garde états, allergies et ordonnances sur le dossier que la salle a déjà ouvert.
Cliniques dentaires Un cabinet dentaire ajoute le schéma FDI sur le même dossier, sur le web et sur le téléphone.
Dermatologie et laser Une clinique laser garde les photos et le consentement signé sur le dossier pendant le traitement.
Salons de beauté Un salon garde notes et historique de visites sans activer un schéma dentaire dont il n’a pas besoin.
Spas Un spa garde les notes de soin et le solde sur la personne qui est dans la cabine.
Barbiers Un barbier garde un dossier court : visites, notes, et ce qui reste impayé.
Physiothérapie Un cabinet de physiothérapie garde les visites de retour et le solde du plan sur un seul dossier.
Clubs sportifs Un club garde les séances et les paiements du membre sur un dossier. Les membres n’ont pas de portail.
Bénéfices concrets
- Détails médicaux, ordonnances, visites, soldes, notes, photos et PDF partagent un dossier.
- Le solde d’un plan montre la valeur, l’encaissé et le reste dû.
- Contrats, schéma dentaire et WhatsApp retrouvent la personne sur ce dossier.
- Le client ne se connecte pas au dossier, et ne réserve pas depuis celui-ci.
- Une activité qui n’utilise pas le schéma dentaire n’a pas à l’afficher.
Questions
Quels détails médicaux sont enregistrés ?
Groupe sanguin, allergies, médicaments en cours, états médicaux, opérations passées et médecin traitant.
Où sont les ordonnances ?
Sur le dossier client, dans leur propre liste. Elles peuvent être écrites depuis la salle.
Le client peut-il ouvrir le dossier ?
Non. Il n’y a pas de portail client. Le personnel autorisé ouvre le dossier.
Les photos sont-elles sur le dossier ?
Oui. Les photos et PDF ajoutés au dossier restent avec cette personne, pas dans un classeur nommé par numéro.
Le dossier envoie-t-il WhatsApp ?
Non. Un bouton ouvre WhatsApp vers le numéro du dossier. Rien n’est envoyé automatiquement.
Chaque activité voit-elle un schéma dentaire ?
Non. Le schéma FDI est sur le dossier pour une activité qui l’utilise. Les autres le laissent de côté.