Multi-sites
Le multi-sites veut dire que chaque lieu garde sa journée d’agenda, son personnel et ses chiffres. Déplacer un client ou un membre de l’équipe revoit les visites à venir avant le changement de site.
Ce qu’un site garde
Un site est un lieu avec son nom. L’agenda que vous ouvrez est la journée du site où vous travaillez. Le personnel peut être limité aux sites qu’il a le droit de voir, et une personne peut avoir des sites de travail au lieu d’un passe pour chaque porte. Les rapports, la caisse et le stock se lisent pour le site devant vous. Le stock peut être transféré d’un site à l’autre comme une étape de stock à part. Rien de cela ne mélange le tiroir d’hier du premier site avec le matin du second.
Déplacer un client exige le droit de changer le site du client. Déplacer un membre de l’équipe exige le droit de modifier le personnel. Un utilisateur en accès complet peut faire les deux. Avant le déplacement, BOC liste les visites à venir encore disponibles et non terminées en salle. Une visite déjà terminée reste sur le site d’origine. Une visite qui a déjà un paiement passé en compte y reste aussi. Les visites qui bougeraient sont vérifiées contre la destination : la prestation existe-t-elle sur ce site, les heures sont-elles ouvertes, la personne peut-elle y travailler, et le fauteuil ou la ressource a-t-il de la capacité. Si la même heure ne convient pas, la visite a besoin d’une nouvelle heure. Elle n’est pas posée sur un carnet plein.
Ce qui le distingue
Un second cahier ne sait pas que la prestation n’est pas offerte sur l’autre fauteuil, ou que le paiement déjà passé doit rester là où il a été encaissé. BOC vérifie ces faits et écrit le déplacement dans le journal d’activité, y compris combien de visites en attente ont bougé. Le tutoriel des transferts de site montre cette revue. Les deux sites ne deviennent pas un seul agenda.
Ouvrir un second lieu
Vous ajoutez le site, puis vous décidez qui y travaille. L’accueil du premier site ne voit pas automatiquement la journée du second, sauf si le rôle le permet. Un client qui commence à venir au nouveau lieu n’est déplacé qu’après la revue des visites à venir. Si jeudi à seize heures convient au nouveau site, cette visite peut l’accompagner. Si le nouveau site est fermé, ou si la prestation n’y est pas, ou si la personne n’y travaille pas, la visite reste jusqu’à ce que quelqu’un choisisse une heure qui convient. Le travail terminé et l’argent déjà passé en compte ne suivent pas le client dans le nouveau tiroir. Le stock, si vous l’utilisez, ne bouge que lorsque vous le transférez. Le tableau que vous ouvrez est le site où vous êtes. C’est ainsi qu’une seconde porte reste une seconde porte.
Comment cela marche dans BOC
- Ajouter le site. Créez le lieu. Il a sa journée, pas une copie du premier agenda.
- Limiter qui le voit. Les rôles et les sites de travail décident qui ouvre ce lieu.
- Revoir les visites à venir. Avant de déplacer un client ou un membre de l’équipe, regardez les visites encore disponibles.
- Ne déplacer que ce qui convient. Une visite bouge quand la prestation, les heures, le personnel et la capacité conviennent. Sinon elle a besoin d’une nouvelle heure.
- Laisser l’argent passé. Les visites terminées et celles avec un paiement passé restent sur le site d’origine.
À qui cela sert
Cliniques Une clinique à deux accueils garde la journée de chaque médecin sur le site où est la salle.
Cliniques dentaires Un cabinet dentaire ne pose pas la visite d’un fauteuil sur un site qui n’offre pas cette prestation.
Dermatologie et laser Une clinique laser garde la capacité de la machine sur le site où elle se trouve.
Salons de beauté Une chaîne de salons garde le carnet de chaque coiffeur sur le site où il travaille.
Spas Un spa garde les cabines et leur recette sur le lieu de la cabine.
Barbiers Un second barbier n’hérite pas du tiroir du premier.
Physiothérapie Un cabinet de physiothérapie revoit les visites de retour avant qu’un client change de lieu.
Clubs sportifs Un club à deux lieux garde les courts et les coachs sur le lieu de la séance.
Bénéfices concrets
- Chaque site a sa journée, son périmètre de personnel et ses chiffres.
- Les visites disponibles à venir sont revues avant qu’une personne change de site.
- Une visite ne bouge que si prestation, heures, personnel et capacité conviennent.
- Les visites terminées et les paiements passés restent sur le site d’origine.
- Le déplacement est écrit dans le journal d’activité.
Questions
Deux sites partagent-ils un agenda ?
Non. Vous travaillez dans le site que vous avez ouvert. L’autre site garde sa journée.
Qui peut déplacer un client ?
Quelqu’un autorisé à changer le site du client, ou un accès complet. Déplacer le personnel exige le droit de le modifier.
Qu’arrive-t-il aux visites à venir ?
Les visites disponibles sont vérifiées contre le nouveau site. Si l’heure ne convient pas, la visite a besoin d’une nouvelle heure. Elle n’est pas forcée sur un carnet plein.
Les visites payées bougent-elles ?
Une visite terminée, finie en salle, ou qui a déjà un paiement passé reste sur le site d’origine.
Le stock bouge-t-il tout seul ?
Non. Un transfert de stock est une étape de stock séparée d’un site à l’autre.
Le déplacement est-il enregistré ?
Oui. Le journal d’activité enregistre le changement de site et combien de visites en attente ont bougé.