Calendrier intelligent
Le calendrier intelligent est l’écran que le personnel garde ouvert. Il montre la journée, les fauteuils ou les salles, et les visites déjà prises. Les clients ne réservent pas seuls sur une page publique.
Ce que fait le calendrier
Ouvrez l’agenda des rendez-vous et vous voyez la journée de travail. Une visite est sur une heure, une prestation, et en général une personne ou une ressource. BOC contrôle les conflits pour que deux visites n’occupent pas la même personne au même moment sans bruit. La durée peut suivre le genre du client quand la prestation est réglée ainsi, avec une durée générale si vous n’utilisez pas la durée genrée. Les limites du site plafonnent les visites simultanées d’une prestation ou d’une machine. L’agenda rend ces règles visibles, parce qu’une réservation qui les casse ne disparaît pas dans un cahier.
Le personnel peut déplacer une visite dans l’agenda quand la journée change. Glisser une visite est une action du personnel, enregistrée comme les autres changements, pas un client qui déplace sa réservation depuis chez lui. Le tutoriel de l’agenda montre le carnet du jour. Les réglages de réservation, la capacité, le VIP et les intervalles vivent avec les rendez-vous, à côté de cet écran, pas à sa place. Il n’y a pas de portail de réservation en libre-service ni de rappel WhatsApp automatique lancé par l’agenda.
Ce qui le distingue
Un carnet papier ne voit pas que la salle laser est déjà pleine ou que cette prestation dure plus longtemps selon le réglage de genre. L’agenda le voit, parce que la visite, la durée et la limite du site sont les mêmes enregistrements. Vous décidez encore de l’exception. L’écran arrête le double rendez-vous silencieux. Il ne fait pas tourner l’activité sans une personne au bureau.
Utilisez le matin pour lire la journée avant le premier client. Voyez qui est sur quel fauteuil, quelle visite est en pause plutôt que disparue, et à quel site ce carnet appartient. Un second site ne partage pas cette journée. Le multi-sites garde chaque planning à part. S’il vous faut la liste en pause ou les règles de réservation, ouvrez les rendez-vous. S’il vous faut la note de visite, ouvrez le dossier ou la salle du praticien.
Comment cela marche dans BOC
- Ouvrir le carnet du jour. Allez à l’agenda des rendez-vous du site qui travaille maintenant.
- Lire les conflits. Un conflit sur la même personne ou une limite de site pleine est le signal de déplacer une visite, pas d’écrire par-dessus.
- Déplacer ce qui a changé. Le personnel glisse ou modifie la visite si le client est en retard ou si la salle est prise. Le changement reste sur la visite.
- Garder les sites séparés. Changez de site quand vous parlez de l’autre lieu. Ne traitez pas deux agendas comme une seule colonne.
- Laisser la réservation publique fermée. Il n’y a pas de page client sur cet agenda. Le bureau réserve. WhatsApp, si vous l’utilisez, est un bouton sur le dossier, pas un moteur de rappels.
À qui cela sert
Cliniques Une clinique mène la journée depuis l’agenda et envoie la visite en salle quand le client est appelé.
Cliniques dentaires Un cabinet dentaire réserve le fauteuil dans l’agenda et ouvre le schéma depuis le dossier, pas depuis la grille.
Dermatologie et laser Une clinique laser utilise la durée et les limites de salle pour que deux soins longs ne partagent pas une machine.
Salons de beauté Un salon voit la colonne de chaque coiffeur et déplace une couleur quand la précédente s’allonge.
Spas Un spa réserve la cabine pour la durée du soin et empêche la réservation suivante de commencer dedans.
Barbiers Un barbier garde une colonne par fauteuil afin qu’un client sans rendez-vous prenne un vrai trou.
Physiothérapie Un cabinet de physiothérapie espace les retours dans l’agenda avec la durée de séance, pas au jugé.
Clubs sportifs Un club réserve les courts ou les coachs dans l’agenda. Les membres n’ont pas de page publique de réservation.
Bénéfices concrets
- La journée, la personne et la salle sont sur un seul carnet.
- Les conflits et les limites de site apparaissent avant qu’une seconde visite soit forcée.
- La durée peut suivre les temps par genre de la prestation.
- Le personnel déplace une visite. Les clients ne réservent pas seuls.
- Chaque site garde son agenda.
Questions
Les clients peuvent-ils réserver seuls en ligne ?
Non. BOC n’inclut pas de portail de réservation client. Le personnel réserve dans l’agenda.
L’agenda envoie-t-il des rappels WhatsApp ?
Non. L’agenda n’envoie ni campagnes ni rappels automatiques. WhatsApp est un bouton sur le dossier client.
Qu’est-ce qu’un conflit ?
Deux visites qui utiliseraient la même personne, ou une limite de site déjà pleine, sur la même heure.
Puis-je glisser une visite ?
Oui. Le personnel peut déplacer une visite dans l’agenda quand la journée change. C’est une action du personnel.
Où sont les visites en pause ?
Les rendez-vous en pause ont leur liste dans les rendez-vous. L’agenda est la journée encore au carnet.
Un second site partage-t-il cet agenda ?
Non. Chaque site garde sa journée. Changez de site pour voir l’autre carnet.